Resolução n.°247 esclarece que magistrados e servidores são responsáveis pela manutenção e destinação de documentos das respectivas unidades judiciárias
O Tribunal de Justiça do Acre (TJAC) aprovou a Resolução n.°247, de 9 de junho de 2020, onde institui normatizações sobre a gestão de arquivos no âmbito do Poder Judiciário estadual, com objetivo de obter maior eficiência na administração dos documentos, sejam eles físicos ou eletrônicos.
Na Resolução, publicada na edição n.° 6.612 do Diário da Justiça Eletrônico, da quarta-feira, 10, está explicado que a gestão de arquivos preza pela necessidade de preservar a memória da Justiça, garantir segurança e comprovações e alinhar-se com práticas de sustentabilidade.
A administração dos arquivos compreende o conjunto de procedimentos e operações técnicas voltadas à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento dos documentos institucionais ligados às atribuições e competências da área fim, independentemente do suporte em que a informação esteja registrada.
Nas orientações esta especificado que é responsabilidade de magistrados e servidores a correta destinação dos documentos, seguindo os critérios temporais estabelecidos na Tabela de Temporalidade Documental Unificada da Área Fim (TTDU-AF), aprovada pelo Conselho Nacional de Justiça (CNJ).
A Resolução visa: reduzir a massa documental, com intuito de agilizar o resgate de informações; preservar os espaços físicos e reduzir os custos operacionais; e resguardar os documentos administrativos e jurídicos de valor histórico ou probatório.
A Resolução classifica os arquivos em corretes, intermediários e permanentes, estes últimos devem ser guardados. Entre os permanentes estão: atos normativos, regimentos, resoluções, portarias, atos de assentamento, atos de ajuste, livros de registros que contenham sentenças inteiras, ações que constituem precedentes de súmulas e outros.
Também é detalhado sobre a eliminação de autos, que deverão ser feitos pela própria unidade, sem transferir os documentos para o setor de arquivo. Mas, antes será publicado edital de eliminação, e se ninguém manifestar interesse, o descarte será feito seguindo parâmetros de segurança e responsabilidade ambiental.
Além disso, a Norma expõe que a “unidade de Tecnologia da Informação, designada pelo Tribunal de Justiça, atuará junto à Comissão Permanente de Avaliação Documental, na gestão de documentos eletrônicos, especialmente no que se refere ao recebimento, avaliação, destinação, guarda e acesso aos documentos digitais”.