Tribunal de Justiça do Acre avança na área de Gestão Documental

Iniciativa vai ao encontro da modernização administrativa, ampliação do acesso à informação e aperfeiçoamento arquivístico.

A atual gestão do Tribunal de Justiça do Acre avança na área de Gestão Documental, com o trabalho voltado ao aperfeiçoamento arquivístico de livros, processos e outros itens. Após criteriosa avaliação, o material passa a ser doado, reciclado ou descartado.

O TJAC possui para essa finalidade a Comissão de Avaliação Documental (CPAD), que tem em sua composição os desembargadores Regina Ferrari e Júnior Alberto; e os servidores Leopoldo Neto e Ana Lúcia, ambos da Gerência de Acervos (Geace), integrada à Diretoria de Informação Institucional (Diins).

“O contexto da sociedade atual é marcado pela modernização, que exige da Administração do Judiciário a racionalização e otimização dos seus procedimentos. No caso, busca-se a preservação da documentação de valor permanente (como processos históricos), e a correta destinação de livros e processos passíveis de descarte, como a reciclagem e a doação. Ao mesmo tempo, são levados em consideração a sustentabilidade ambiental e o direito dos jurisdicionados de acesso à informação”, explicou a desembargadora Regina Ferrari, que preside a CPAD.

Na mesma perspectiva, o desembargador Júnior Alberto assinalou a necessidade de se “organizar de modo eficiente a geração, o trâmite, a guarda, a conservação e o descarte dos documentos”, dando-lhes a melhor destinação possível.

O art. 18 da Lei nº 10753 de 31 de outubro de 2003, que instituiu a Política Nacional do Livro, estabelece que o livro não será mais considerado material permanente nas bibliotecas públicas, entendendo-se como tais, as  bibliotecas mantidas pelo poder público.

Assim sendo, as obras do acervo avaliadas negativamente poderão ser encaminhadas para descarte, atendendo os procedimentos da CPAD, e a recomendação 37 do Conselho Nacional de Justiça (CNJ).

Como é feito

A Geace inicia o Processo Administrativo, enviando para as devidas orientações dos membros da CPAD, que ditará os procedimentos de alienação ou descarte. Depois de autorizada, as obras que contêm patrimônio serão baixadas do sistema.

O trabalho consiste na separação física das obras que possam ser descartadas, ou seja, com conteúdo sem interesse, desatualizadas, duplicadas e danificadas, previamente avaliadas pelo grupo.

As obras avaliadas negativamente permanecem acessíveis, mas em local separado, por até três anos, a fim de se que verifique se realmente não serão solicitadas pelos usuários.

No total, passaram por essa avaliação mais de 13 mil unidades, principalmente livros de doutrina e revistas de jurisprudência.

São considerados diversos critérios para o descarte, doação e/ou reciclagem.

Critério Temático

  • Obras que não se enquadram nas áreas de interesse do Tribunal de Justiça do Estado do Acre, estabelecidas no critério jurídico da Biblioteca especializada;
  • Publicações de gestões de órgãos alheios ao Tribunal de Justiça do Estado do Acre;
  • Legislações que já possuem atualizações ou estão registradas em outros suportes;
  • Jurisprudências de outros Tribunais que podem ser acessadas nos órgãos de origem.

Aspectos Qualitativos:

  • Livros Jurídicos de Direito Civil que tenham edições anteriores ao ano de 2002;
  • Obras obsoletas;
  • Obras literárias de autores não consagrados, exceto aqueles que sejam de autoria de funcionários ou magistrados do TJAC;
  • Bibliografias desatualizadas;
  • Publicações governamentais sem valor histórico e sem recursos para estudos comparativos.

Aspectos Físicos das Obras

  • Materiais danificados ou desgastados pelo uso, não recuperáveis através de reencadernação ou outras técnicas;
  • Aspectos quantitativos das obras separadas de periódicos existentes no acervo;
  • Exemplares duplicados, desnecessários ou excedentes. Nesse caso guarda-se um exemplar de cada edição apenas como valor histórico. Ex: CLT; Códigos, etc.

Critérios Específicos

  • Obras que apresentam barreira lingüística, exceto as línguas indígenas brasileiras.
  • Obras nunca consultadas e que se enquadram em algum dos critérios citados anteriormente.

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Fonte: Publicado em 01/11/2017