RELATÓRIO TÉCNICO
AUDITORIA NA DRVJU

Rio Branco - Acre
2023

Ref.: Auditoria conforme disposto no Plano Anual de Auditoria - PAA 2023.
Assunto: Auditoria na Diretoria Regional do Vale do Juruá - DRVJU.

Excelentíssima Senhora Presidente,

Levando-se em consideração que a unidade auditada tem estrutura física nas Comarcas do Vale do Juruá, com sede na Cidade de Cruzeiro do Sul, ou seja, distante da Sede Administrativa do Tribunal, faz-se necessário, em momentos oportunos, realizar fiscalizações e/ou auditorias na referida diretoria, a fim de conferir eventuais inconsistências nas atividades desse setor, e apresentar as correspondentes recomendações.
Assim, apresentamos o presente Relatório de Auditoria, que teve como escopo a análise das rotinas de trabalho e maturidade da matriz de risco da Diretoria Regional do Vale do Juruá, praticados no período de janeiro a setembro de 2023, conforme programação expressa na matriz de procedimentos anexa.
Ressalta-se que, conforme art. 53 da Resolução CNJ nº 309/2020, a AUDIN apresentou à unidade auditada o relatório preliminar dessa auditoria, concedendo-lhe a oportunidade de apresentar esclarecimentos adicionais ou justificativas a respeito dos atos e fatos administrativos sob suas responsabilidades, não havendo manifestação no prazo que lhe fora concedido para resposta.

1. |@INTRODUÇÃO|
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O trabalho foi desenvolvido na sede do Tribunal de Justiça do Estado do Acre, nos meses de setembro a novembro de 2023. Os exames foram efetuados de acordo com as normas de auditoria aplicáveis ao serviço público bem como leis atinentes ao caso auditado.
O objetivo foi emitir opinião acerca do desempenho da área auditada, através da análise de suas atividades ou funções, gerando informações que facilitem a tomada de decisão dos responsáveis pela supervisão ou pela iniciativa de ações corretivas, visando solucionar problemas ou preveni-los evitando demandas desnecessárias e infrações administrativas.
Nenhuma restrição foi imposta quanto ao método ou extensão de nossos trabalhos. Os procedimentos para execução dos exames de auditoria foram aplicados de acordo com a natureza e atividade da unidade auditada e abrangeram suas áreas de atuação.

2.	LEGISLAÇÃO E REGULAMENTOS ATINENTES À MATÉRIA

•	Constituição Federal de 1988;
•	Lei Complementar nº 221/2010;
•	Resolução TJAC nº 180/2013;
•	Resolução TJAC nº 187/2014;
•	Resolução TJAC nº 259/2021;
•	Resolução TJAC nº 270/2022.

3.	UNIDADES ENVOLVIDAS COM AS ATIVIDADES AUDITADAS
Conforme a Resolução nº 180/2013 do Tribunal Pleno Administrativo, participou dos procedimentos, referentes à auditoria, nos limites de suas atribuições:
•	Diretoria Regional do Vale do Juruá – DRVJU.

4. |@ESCOPO DO TRABALHO|

Trata-se de uma ação ordinária prevista no Plano Anual de Auditoria - PAA, exercício 2023, cuja finalidade é verificar as rotinas de trabalho e maturidade da matriz de risco da Diretoria Regional do Vale do Juruá, praticados no período de janeiro a setembro de 2023, tendo por base as seguintes questões de auditoria, presentes na matriz de procedimentos:
1.	Como está o alinhamento estratégico da DRVJU?
2.	Como é feito o acompanhamento da execução e avaliação dos contratos vinculados à DRVJU?
3.	O perfil de competência dos servidores está adequado ao desenvolvimento de cargo ou função?

5. RESULTADOS DOS EXAMES ESPECÍFICOS

5.1 ALINHAMENTO ESTRATÉGICO
5.1.1 Breve Histórico
O alinhamento estratégico é o processo de analisar, entender e definir os objetivos gerais de uma instituição, garantindo que todas as unidades trabalhem em prol do propósito preestabelecido.
Dessa maneira, é imprescindível que as unidades operacionais compreendam o planejamento estratégico, participem e se comprometam no atingimento dos objetivos e metas propostos. 
O art. 21 da Resolução TPADM-TJAC nº 270/2022 dispõe que:
O plano estratégico das áreas de gestão devem observar as orientações da governança e estar alinhado ao Plano Estratégico do Poder Judiciário do Estado do Acre, com o qual deverá ter abrangência e validade coincidentes.

Nesse sentido, os gestores de cada área especial de gestão são responsáveis por elaborar e controlar a execução dos seus Planos de Gestão, os quais devem ser coincidentes com o Plano Estratégico da Instituição.
No caso em exame, conforme art. 29, §2º, VI, da Resolução TPADM-TJAC nº 270/2022, a DRVJU é responsável por elaborar e controlar o Plano de Gestão Patrimonial e de Infraestrutura.
Assim, observando os fluxos de trabalho da unidade auditada, nota-se que a Diretoria recebe e repassa as informações e respectivas atualizações acerca dos fluxos setoriais constantes nos manuais de processos de trabalho setorial ou de outras Diretorias por meio de reuniões com as equipes e/ou treinamento. 
Verifica-se também a existência de parcerias com todas as demais Diretorias Administrativas e o desenvolvimento de fluxos para gestão e fiscalização de contratos da DRVJU.
Além disso, a DRVJU participa do plano de contratações a partir da elaboração e envio do plano operacional da Diretoria, colaborando ainda, em conjunto com a DIGES, da composição da proposta orçamentária anual, por meio de reuniões e processos administrativos.
Registra-se que foi anexado aos autos o Plano de Gestão de Riscos da unidade, o qual está em consonância com o Plano Estratégico do Tribunal 2021-2026.
De outro lado, a unidade auditada não realizou o plano setorial de gestão, o qual é considerado instrumento de governança e gestão, orientando os níveis operacional e tático, bem como assegura, dentre outros objetivos institucionais, a transparência, accountability, cumprimento das competências, fluxos e procedimentos internos.
Também se constata a ausência de manuais de rotinas/procedimentos relacionados as demais competências setoriais, que apresentam reflexo no planejamento e execução das atividades setoriais.
Ainda, não houve participação da Diretoria em comitês/comissões relacionados à governança e gestão, com efeitos reais e potenciais no desconhecimento das partes interessadas, interna e externas ao TJ, das ações relacionadas a governança e gestão institucional.
Não há diagnóstico com base na atuação das instâncias de governança, especialmente Comitê de Governança e Gestão Estratégica – CGOVE, o que poderá acontecer a prevalência de decisões individuais, em desconformidade com a governança institucional (Comitês).

5.1.2 Achados
Em Análise realizada por esta auditoria constatou-se que:
a)	Ausência do plano setorial de gestão, que serve para o apoio da atuação em nível tático;
b)	Ausência de manuais de rotinas/procedimentos relacionados as demais competências setoriais;
c)	Não participação da Diretoria em comitês/comissões relacionados à governança e gestão;
d)	Ausente diagnóstico com base na atuação das instâncias de governança, especialmente Comitê de Governança e Gestão Estratégica – CGOVE.

5.2 EXECUÇÃO E AVALIAÇÃO DOS CONTRATOS
5.2.1 Breve Histórico
Os danos provocados por uma fiscalização contratual deficiente são notórios. Desperdício de recursos, perda de objeto, punições de servidores, penalidades desnecessárias e desvio de finalidade constituem algumas das mazelas resultantes da má atuação dos fiscais de contratos.
Dessa forma, os dirigentes e os ordenadores de despesa devem incorporar à gestão de suas unidades gestoras uma adequada cultura de fiscalização, em que servidores especialmente designados e adequadamente capacitados conjuguem ao seu conhecimento profissional a necessária postura quando do exercício da fiscalização dos contratos administrativos.
O art. 117 da Lei nº 14.133/2021 (nova lei de licitações e contratos administrativos) dispõe que a execução do contrato deverá ser acompanhada e fiscalizada por 01 (um) ou mais fiscais especialmente designados ou por seus substitutos.
O TCU entende que a “nomeação genérica de servidores para atuarem como fiscais, sem especificação dos nomes nem dos contratos a serem fiscalizados, contraria o princípio da eficiência, por inviabilizar a atribuição de responsabilidade específica a determinado servidor” (Acórdão 3.676/2014-TCU-2ª Câmara).
Também é entendimento do TCU a proibição de “atesto à distância”, devendo o fiscal designado ser responsável por atestar presencialmente a entrega de materiais e prestação de serviços (Acórdão 2.507/2011-TCU-Plenário).
Importante registrar que a Lei nº 14.133/2021 atribuiu à Administração a obrigação de capacitar os fiscais dos contratos administrativos. Assim, antes mesmo da celebração do contrato, deve a Administração ocupar-se da capacitação de pessoal para o exercício da gestão e da fiscalização contratuais (artigo 18, § 1°, inciso X).
Por conseguinte, na indicação de servidor devem ser considerados a compatibilidade com as atribuições do cargo, a complexidade da fiscalização, o quantitativo de contratos por servidor e a sua capacidade para o desempenho das atividades. As indicações de gestores e fiscais serão realizadas individualmente para cada contrato.
A Resolução TJAC nº 180/2013, em seu art. 23 dispõe que:
Art. 23. À Diretoria Regional, subordinada à Presidência do Tribunal de Justiça, compete:
(...)
IV - acompanhar a execução e avaliar os contratos vinculados à Diretoria Regional.

No caso em exame, a AUDIN constatou que a DRVJU tem desenvolvido fluxos para gestão e fiscalização de contratos da Diretoria, bem como realizado visitas in loco com elaboração de Relatórios de visita in loco, conforme plano de ação DRVJU e Boletins de Desempenho, sendo considerado tais ações como boa prática.
Entretanto, restou demonstrado que não houve treinamento na área de fiscalização de contratos aos servidores da DRVJU (evento nº 1598844); e o contrato nº 17/2023 consta na cláusula décima que o gestor e fiscal seriam indicados posteriormente, contrariando recomendação do TCU de que a indicação deve ser prévia e específica (ainda não foi formalizado o ato de designação do fiscal desse contrato).

5.2.2 Achados
Em Análise realizada por esta auditoria constatou-se que:
a)	Não houve treinamento na área de fiscalização de contratos aos servidores da DRVJU;
b)	Ausência de indicação formal do fiscal do contrato nº 17/2023.

5.3 PERFIL DE COMPETÊNCIA DOS SERVIDORES
5.3.1 Breve Histórico
A Resolução TJAC nº 187/2014 estabelece a dotação de pessoal das unidades jurisdicionais, administrativas e de outros serviços do TJAC, e menciona o perfil de competências dos cargos comissionados e funções de confiança.
Conforme a referida Resolução, a DRVJU deveria ser composta por 01 (um) Diretor, 01 (um) Supervisor Administrativo (FC3) para a função de Secretário da Diretoria, 05 (cinco) FC1 para os supervisores dos processos de trabalho, e 15 (quinze) servidores efetivos.
Nesses termos, observando a composição atual do quadro de dotação de pessoal da DRVJU, conforme evento nº 1598661, nota-se que temos 01 (uma) Diretora, 01 (uma) Supervisora Administrativa (FC3), 02 (duas) FC1 destinada aos supervisores dos processos de trabalho, 02 (dois) servidores efetivos e 01 (um) servidor cedido da prefeitura. Ou seja, o quadro atual da unidade está em desacordo com o disposto na Resolução TJAC nº 187/2014, no critério quantitativo.
A desconformidade da lotação com o quadro de dotação demonstra a necessidade de atualização da força de trabalho da Diretoria em referência às competências setoriais desenvolvidas e as que se pretendem desenvolver. Ademais, necessária atenção a sobrecarga de trabalho que afete a integridade física e psicológica dos servidores.
Conforme boletins informativos gerados pela Diretoria constam várias dificuldades relacionadas a recursos humanos, desde a falta de motoristas aptos para a zona rural e zona urbana na Comarca de Cruzeiro do Sul; designação de novo servidor para a Unidade de Marechal Thaumaturgo para substituir o supervisor que solicitou sua transferência; acúmulo de serviços em decorrência do grande volume de trabalho, carecendo da nomeação de mais uma FC1; designação de uma pessoa para a área de engenharia (apoio ao fiscal do contrato de manutenção predial), e uma pessoa para apoio administrativo (administração ou áreas afins/apoio administrativo aos supervisores).
Além disso, registra-se que apenas a Diretora e a Supervisora Administrativa participaram de capacitação/treinamento no ano de 2023, conforme descrição no evento 1598844.
Por fim, no boletim 9 (evento 1633452 do processo 0007193-62.2023.8.01.0000), a Diretora da DRVJU apontou como dificuldade da unidade a “baixa participação de parte dos servidores efetivos da DRVJU em capacitações oferecidas pelo TJAC/ESJUD, o que pode comprometer a GAR para estes servidores”.

5.3.2 Achados
Em Análise realizada por esta auditoria constatou-se que:
a)	Quadro de dotação de pessoal da DRVJU inferior a previsão normativa, e insuficiente à demanda da unidade;
b)	 Baixa participação dos servidores em capacitação/treinamento no ano de 2023.

6. RECOMENDAÇÕES

Diante dos achados enfatizados, esta Unidade de Auditoria Interna – AUDIN vem propor as seguintes recomendações:

6.1	Recomenda-se que a DRVJU faça o plano setorial de gestão;
6.2	Recomenda-se que a DRVJU faça o manual de rotinas e procedimentos relacionados às demais competências setoriais;
6.3	Recomenda-se que a DRVJU participe dos comitês/comissões relacionados à governança e gestão;
6.4	Recomenda-se que a DRVJU realize o diagnóstico referente à atuação das instâncias de governança, especialmente Comitê de Governança e Gestão Estratégica - CGOVE;
6.5	Recomenda-se que haja treinamento na área de fiscalização de contratos aos servidores da DRVJU;
6.6	Recomenda-se que haja indicação formal do fiscal do contrato nº 17/2023;
6.7	Recomenda-se que, após realização de concurso público, seja nomeado mais servidores para o quadro de pessoal da DRVJU;
6.8	Recomenda-se que os servidores da DRVJU tenham maior participação em capacitação/treinamento, nos cursos oferecidos pela ESJUD.

7.	CONCLUSÃO

Tendo sido abordados os tópicos elencados na Matriz de Procedimentos, necessários à realização da Auditoria, na unidade DRVJU, tudo em conformidade com o disposto no Plano Anual de Auditoria – PAA 2023, sendo aplicada à legislação pertinente, temos o seguinte:

1.	Submetemos o presente relatório à apreciação da Presidência, para que seja tomado conhecimento das divergências consideradas relevantes pela Unidade de Auditoria Interna - AUDIN, referentes à Auditoria na DRVJU;

2.	Utilizando-se, fundamentalmente, das recomendações efetuadas no corpo deste Relatório Técnico, sejam tomadas as providências que Vossa Excelência achar cabíveis;

3.	Encaminhe a tomada de decisão ao setor competente, para que este a adote conforme cronograma proposto por Vossa Excelência;

4.	Após o envio das decisões tomadas pela Presidência ao setor competente, que as mesmas venham a ser comunicadas também à Unidade de Auditoria Interna – AUDIN, para que possamos efetuar junto à unidade administrativa, o monitoramento da implementação das recomendações acatadas por Vossa Excelência.

Rio Branco – AC, 11 de dezembro de 2023.

Rodrigo Roesler
Auditor Chefe