O Tribunal de Justiça do Acre estabeleceu uma política de uso institucional da comunicação eletrônica no âmbito de todo o Poder Judiciário do Estado. A decisão foi definida por meio da Resolução nº 40/2013, publicada na edição 4.849 do Diário da Justiça Eletrônico, da última segunda-feira (4).
A partir de agora, o correio eletrônico (e-mail) e o malote digital deverão ser utilizados como meios exclusivos de comunicação interna administrativa escrita entre as unidades organizacionais.
Eles podem ser utilizados tanto para a comunicação institucional com o público em geral como nos atos da administração. A medida visa à modernização da instituição e à economia de despesas, atualmente decorrentes da expedição de comunicação pelos meios tradicionais (como ofícios, comunicados etc).
A importância da medida
A decisão do Tribunal considera a adoção de políticas e ações de modernização de sua administração, de modo a cumprir o princípio constitucional da eficiência (Constituição Federal, artigo 37).
A medida também considera que as novas tecnologias de informação e comunicação têm contribuído para a dinamização, rapidez e economia na execução das atividades de qualquer organização, pública ou privada.
A Resolução nº 40/2013 leva em conta ainda o fato de que a utilização do correio eletrônico e do malote digital para a correspondência interna do Tribunal de Justiça está tecnicamente disponível e significa agilidade e economia de recursos financeiros.
Como vai funcionar
As comunicações por correio eletrônico (e-mail) ou malote digital têm valor oficial e terão o mesmo efeito das entregues pessoalmente, surtindo plenos efeitos para todos os fins de direito, inclusive disciplinares.
No caso de processos administrativos com tramitação virtual, mediante gerenciamento eletrônico de documentos, a comunicação interna poderá se dar exclusivamente no ambiente virtual do sistema.
Já a comunicação escrita no formato de ofício, impressa em papel, fica reservada para comunicações externas, quando não for possível a utilização do malote digital.
A Resolução ressalta que “é obrigatória a consulta e a manutenção diária pelos servidores, pelo menos no início e final do expediente, das suas respectivas contas de correio eletrônico (e-mail), a fim de que não se alcance o limite máximo de sua capacidade e as solicitações, informações ou comunicações sejam prontamente atendidas.
É da responsabilidade dos destinatários das mensagens a providência de liberação de espaço suficiente em suas respectivas caixas de correio eletrônico, de modo a não impedir o envio das comunicações oficiais para ciência.
A Diretoria de Tecnologia da Informação do Tribunal disponibilizará uma conta de correio eletrônico institucional para todos os servidores e unidades organizacionais administrativas e jurisdicionais do Poder Judiciário do Estado do Acre.
Também estará disponível na página da Internet/Intranet do Poder Judiciário do Estado do Acre, no documento eletrônico do Siglário, a relação de endereços de correios eletrônicos das unidades organizacionais administrativas e jurisdicionais.